Hvilke fordeler har en organisasjon ved å innføre strategiske prinsipper?

Hvilke fordeler har en organisasjon ved å innføre strategiske prinsipper? 

Lesetid – 3 minutter. Skrevet av Rayan Sohaib Saeed

Temaet for strategi er utbredt. Gjennom historien har det blitt skrevet en betydelig mengde litteratur om emnet. Imidlertid faller hovedaspektene av begrepet innen to kategorier; krig og business. Henri Fayol (1930) var den første personen til å bruke prinsipper fra militærstrategi i en moderne organisasjon. Han var kjent for sine 14 administrative prinsipper, noe som i ettertid har blitt diskutert som noe utdatert i det 21.århundre. Enkelte betrakter disse prinsippene som sunn fornuft, mens andre mener det ikke passer til en moderne organisasjon. Denne administrative stilen anses som streng og autoritær og fungerer ikke optimalt i moderne tid. Videre må dagens organisasjoner være mer dynamiske, fleksible og evne å tilpasse seg et raskt skiftende miljø.

Dagens organisatoriske omgivelser oppleves som ustabile, og det oppstår ofte utfordringer med kontroll og planlegging. Samtidige har tradisjonelle metoder for å drive en organisasjon på endret seg. Dette er et resultat av overgangen til et nytt paradigme, der det i større grad handler om å måle kundeopplevelser og å sikre effektivitet i organisasjonen. En stor del av dette handler om å utvikle og implementere digitale løsninger for å øke både kvalitet og effektivitet, samt gi brukerne mer verdi. Det er derimot viktig at brukerne involveres i utviklingsprosessen slik at det samsvarer med brukernes krav eller forventninger. Involveres ikke brukerne risikere man at løsningene ikke oppnår det deres maksimale potensiale for verdiskaping. Man ser derfor ofte at noen av veiledningsprinsippene i et utviklingsprosjekt handler om «bruker involvering».

For eksempel, i Meld. St. 27 (2015-2016) har regjeringen fastsatt fem prinsipper for digitaliseringsprosjekter, hvor det første prinsippet er «Start med behov». Ved et offentlig digitaliseringsprosjekt, vil prosjektteamet da være klare over at det første trinnet er å forstå hva som er brukerens behov før selve utviklingen initieres. Flere andre kjente prosjektmetoder bruker også prinsipper som veiledning for hvordan å gjennomføre et prosjekt. Blant annet PRINCE2, en prosjektledelsesmetode adoptert i mange land over hele verden, har sine 7 prinsipper på hvordan å gjennomføre suksessfulle prosjekter. Agile manifesto har sine egne 12 prinsipper som bør være kjent blant utviklerne.

På samme måte som det finnes gode veiledningsprinsipper for utviklingsprosjekter, bør organisasjoner ha strategiske prinsipper som kan brukes til å veilede ansatte i samsvar med selskapets verdier og strategiske satsingsområder. I følge Sheenhan og Isaas (2014) er tradisjonelle metoder hvor bruk av måltall, regler, retningslinjer og prosedyrer for å styre ansattes atferd fortsatt nødvendige, men derimot ikke de meste effektive metodene. En kombinasjon av dette sammen med verdier og strategiske prinsipper vil å være en mer effektiv måte å gjøre det på. I boken «This is LEAN» skrevet av Modig og Åhlstrøm (2012), refereres det til en modell som er basert på Toyota filosofien, modellen vises under.

For de aller fleste en nok Toyota mest kjent som en av verdens største bilprodusenter og for andre er de særdeles kjent for deres effektive produksjonsdrift. For de med en spesiell interesse for strategi og LEAN vil denne giganten også være kjent for deres bakenforliggende prinsipper og strategier. Deres modell viser til at kundens verdi er det frøste trinnet organisasjonen definerer og ønsker å tilfredsstille. Deretter kommer det andre trinnet hvor organisasjonen definerer prinsipper som brukes som veiledning for hvordan å tilfredsstille verdien. Etter det, velges metoder basert på prinsippene, og til slutt, bruk av verktøy som er nødvendige for å forstå en spesifikk metode.

For det først vil strategiske prinsipper kunne bistå ledere med å opprettholde sitt strategiske fokus. Videre vil strategiske prinsipper sikre at de strategiske målene for selskapet driver fremdriften på hvert nivå i organisasjonen. Stratetiske prinsipper skal bidra med å enklere kommunisere bedriftsstrategien og hjelpe til med å guide ansatte i samme retning som selskapets visjon og misjon.

Sheehan og Isaas (2014) nevner også flere andre fordeler ved bruk av prinsipper for å operasjonalisere bedriftsverdier på:

      • Prinsipper paret med bedriftsverdier gir nyttig veiledning.
      • Prinsipper knytter bedriftsverdier til beslutningstaking ved å beskrive organisasjonens verdier i operasjonelle termer
      • Prinsipper er vist å være mer effektive enn regler og ytelsesmål
      • Prinsipper kan adressere spesifikke situasjoner.

Hvordan går du fram?

Ledelsen bør inkludere ansatte i den grad dette er mulig for å forankre prinsippene og at sørge for at de oppnår det tiltenkte potensialet.

      1. Start med å definere hvilke verdier organisasjonen vil tilfredsstille. Se på organisasjons kapabiliteter. Hva er selskapets visjon, misjon og strategiske mål?
      2. Definer deretter prinsipper som vil bli brukt som veiledning for å tilfredsstille hver enkelt verdi. Prinsippene bør være veldig enkle å gjenkjenne og huske. Eksempel:
        1. Vi skal være åpne, ærlige og direkte med hverandre innad i bedriften
        2. Vi skal utfordrer arbeidsprosessen for å kontinuerlig forbedre måten vi arbeider på
        3. Vi skal være et forbilde for proaktive tankesett
      3. Alle kan glemme. Kommuniser regelmessig og konsekvent organisasjonens verdier og prinsipper til ansatte.
      4. Kommuniser prinsippene til nyansatte som en del av onboardings prosess
      5. Visualiser på nettsider og andre digitale kommunikasjonsflate som bedriften benytter.

Ta gjerne kontakt med oss i Innow for et uforpliktende prat om hvordan vi kan bistå i strategi arbeid og guide dere igjennom prosessen.
Innow AS – Fremtidens konsulenter.

Kilder:

Drucker, P. F. (1992). The new society of organizations. Harvard Business Review, 70(5).

Fayol, H, & Coubrough, J. (1930). Industrial and general administration.

Modig, N., & Ahlstrom, P. (2012). This is lean: Resolving the e_ciency paradox. (1st ed.). Rheologica Publishing.

Sheehan, T., & Isaac, G. (2014). Principles operationalize corporate values so they matter. Strategy & Leadership, 42, 23-30.

Hva er bærekraftig utvikling?

hva er bærekraftig utvikling?

Lesetid – 1 minutter. Skrevet av Bjørn Henrik Brandtenborg.

Den økonomiske dimensjonen av bærekraftig utvikling handler om å sikre økonomisk trygghet for mennesker og samfunn, men også bedriften. Det er derfor viktig å kartlegge hvordan bedriften jobber med bærekraftig utvikling og innovasjon for å sikre en fremtidsrettet og levedyktig bedrift.

Vær levedyktig.

Den sosiale delen av bærekraftig utvikling handler om å sikre at alle mennesker får et godt og rettferdig grunnlag for et anstendig liv, dette gjelder også for de ansatte på arbeidsplassen. Menneskerettighetene er det viktigste utgangspunktet for dette. Utdanning, anstendig arbeid, likestilling, kulturelt mangfold og et godt helsetilbud er bare noen av områdene som berøres. Dette handler også mye om tilretteleggelse for kreativ utfoldelse og involvering på arbeidsplassen. En bærekraftig bedrift tar vare på sine medarbeidere.

Vær rettferdig.

Miljødimensjonen av bærekraftig utvikling handler om å ta vare på naturen og klimaet som en fornybar ressurs for mennesker, for videre å sikre en bærekraftig fremtid. Heldigvis finnes det mange gode ordninger og verktøy, som sertifiseringer og systemer som kan bidra til økt kontroll og dokumentasjon, derav muligheten til forbedring og reduksjon av utslipp og miljøpåvirkning.

Vær utholdelig.

Det er bærekraft!

Bærekraftsportal

Vi i Innow har utviklet en portal for å kunne samle produkter og informasjon på en ensartet form for våre kunder. Kundene vil på dette nettstedet få presentert produkter som vil skape konkurransefortrinn innen de grunnleggende pilarene som former et samarbeid med Innow, hovedsaklig innovasjon og teknologisk fremgang. Denne fremgangen skapes ved hjelp av produkter som analyserer bedrifter innen faktorer som bærekraft og økonomi for å skape forbedringsmuligheter og rom for vekst.

Ønsker du å finne ut hvor du ligger på bærekraft? Innow gjennomfører en gratis modenhetsanalyse på bedriftens grad av bærekraft.

Ta kontakt med oss gjennom Innow.no hvis du ønsker en uforpliktende gjennomgang.

Hvordan kan du bruke data for å gjøre bedriften mer effektiv?

Lesetid – 4 minutter. Skrevet av Rayan Sohaib Saeed.

En bil består av mange ulike komponenter med ulike formål og egenskaper. Karosseriet, drivverket, sikkerhetssystemer, motor, og mye mer. Alle disse komponentene jobber kontinuerlig sammen for at bilen kan kjøres fra punkt A til punkt B. Alle disse komponentene genererer også informasjon i en eller annen form (data).

Dashbordet i bilen viser den mest nødvendige dataen fra de ulike komponentene slik at en sjåfør for den riktige informasjon om bilens tilstand, til riktig tid, slik at sjåføren kan gjøre riktige beslutninger. Skulle det skje noe med bilen under kjøring, som er kritisk for fremgang eller sikkerhet, får sjåføren beskjed om dette. For eksempel en indikator som varsler om oljenivået er under ønsket nivå, eller at det er lite luft i dekkene. Sjåføren kan dermed ta en relativt kvalifisert beslutning på hva han/hun skal gjøre videre.

Dette er bare et av utallige områder hvor data kan bidra med verdifull innsikt og gi grunnlag for god beslutningstaking. Data kan gi svar på alle tenkelig spørsmål og kan løse det meste – hvis fanget, strukturert og anvendt på riktig måte. På lik linje med hvordan en sjåfør anvender informasjon (data) fra dashbordet til å gjøre riktige beslutninger, eksisterer det utallige datapunkter der bedrifter kan få innsikt i bedriftens tilstand, som videre danner beslutningsgrunnlag for en rekke problemstillinger.

Alle bedrifter generer data på en eller annen måte. Det kan være data som for eksempel generes fra ulik teknologi, applikasjoner, systemer og sensorer som bedriften benytter. Men interessant nok er det kun 20% av forretningsrelevant data som blir analysert og brukt. Videre er det kun 32% av lederne som er klare over at data kan skape verdi for bedriften deres og bare 24% vet hvordan de kan utnytte det.

I korte trekk kan data benyttes for å gi verdifull innsikt, bidra til rask og nøyaktig rapportering, god beslutningstaking, og ikke minst danne et fundament for kontinuerlig forbedring. Hvis anvendt riktig kan data bidra til å øke effektivitet, proaktivitet og mer forutsigbarhet på både et strategisk, taktisk og operasjonelt nivå. For eksempel gjennom å øke transparens og reduserer siloer mellom ulike avdelinger – som videre forbedrer kultur og sikrer bedre informasjonsflyt.

Riktig innhenting og bruk av data kan i stor grad øke konkurransekraften til en virksomhet.

Hvordan skal man starte med bruk av data?

Her er et eksempel på hvordan man kan begynne med bruk av data:

Først og fremst må hensikten og formålet defineres. Hvorfor skal vi samle akkurat denne dataen? Hvordan samsvarer bruk av dataen med selskapets strategi og mål? Hvordan ønsker vi å anvende den? Det bør være en konsensus blant ledelsen om å forplikte seg til dette, og at det vil kreve en investering i både tid og penger. Videre må selskapet definere en datastrategi, hvor mål (nøkkelindikatorer (KPIer / OKRs) spesifiseres. Bare da vet man hvilke data det er behov for.

Arbeidet videre handler mer om å kartlegge og analysere data bedriften har / ikke har. F.eks. hvilken applikasjon hentes data fra? Er dataen tilgjengelig i dag? Er dataen kvalitativ eller kvantitativ? Er dataen strukturert eller ustrukturert? Kan data hentes i sanntid eller er den historisk? Eier du dataen? Disse spørsmål er bare et fåtall av de spørsmålene enn burde stille seg før man setter i gang et prosjekt for å ta i bruk data.

Når bedriften har funnet ut hvilke data som skal fanges og brukes, samt hvordan de ønsker at den brukes, må man utforske hvilken teknologi som kan bistå til å både fange, strukturere og gjøre dataen brukbar. For eksempel finnes det utallige mange applikasjoner som kan brukes for både rapportering og visualisering av data. Microsoft Excel er ett av dem. Excel fungerer optimalt for håndtering av store datasett. Dog, hvis det er ønskelig med informasjon fra ulike kilder, bedre visualisering, sanntidsinformasjon, etc. er det behov for å benytte programmer som er tilrettelagt for formålet, slik som Power BI (Business Intelligence). Det finnes flere slike applikasjoner, men det viktigste er å finne ut hvilke systemer og applikasjoner som passer formålet og bruket.

Microsoft Power BI er et svært velkjent verktøy for visualisering av data. Har man erfaring med Excel, vil grensesnittet for å benytte Power BI være lav. Skulle man derimot ikke besitte denne erfaringen, eller finner det utfordrende, finnes det flere introduksjonsfilmer og opplæringsprogrammer ved bruk av slike verktøy. Microsoft Power BI har blant annet 60 dagers gratis prøveperiode for å teste systemet. Men som alle andre programmer og applikasjoner, har også Power BI sine fordeler og ulemper.

Ta gjerne kontakt med oss i Innow for å en uforpliktende prat om hvordan et slikt system vil bidra med å skape verdi for din bedrift. Vi bistår i valg, implementering og bruk av blant annet BI. Innow AS – Fremtidens konsulenter.

Hvordan kartlegge bedriftens prosesser?

Lesetid – 3 minutter. Skrevet av Bjørn Henrik Brandtenborg.

Hva er prosesskartlegging?

Toppidrettsutøvere, musikere og skuespillere, hva har de til felles? De analyserer seg selv og alt de gjør, slik at de kan utvikle seg, korrigere feilene sine og bli enda bedre. De kartlegger rett og slett hva de gjør og går grundig igjennom det, slik at de presterer bedre over tid. Dette må bedrifter også gjøre – i hele organisasjonen og i detalj. Dette er selve kjernen i prosesskartlegging; kartlegge bedriftens prosesser, studer dem og iverksett tiltak for å forbedre dem.

Prosesskartlegging er et verktøy som kan bidra i dette arbeidet gjennom å gi virksomheten en visuell oversikt over de aktuelle prosessene og de tilhørende digitale systemene, risikoene og kontrollelementene. En kartlagt prosess gir også et grunnlag for å vurdere om de enkelte prosessene oppfyller internkontrollmålsetningene, herunder målrettet og effektiv drift, overholdelse av lover og regler samt pålitelig rapportering. Prosessene tegnes ofte opp som flytskjemaer der ulike aktiviteter, elementer, systemer, splitter og porter kartlegges – knyttet til ulike ansatte eller avdelinger. Standard notasjon for dette er prosesskartleggingsspråket BPMN (Business Process Model and Notation).

I en prosesskartlegging dokumenteres virksomhetens verdiskaping ved å beskrive hvordan produkt- og tjenesteleveranser skjer, prosess for prosess.

Hvordan bruker man resultatet av den kartlagte prosessen?

Etter at man har kartlagt alle aktiviteter i prosessen(ene), er det viktig å få identifisert flaskehalser, tekniske siloer, usikkerheter, ineffektive kontroll-systemer og manuelle prosesser. Flyt-skjemaet kan da analyseres og man kan begynne å utarbeide en ønsket fremtidig situasjon. Her er det viktig at bedriften har etablert et internt prosessteam og en prosessleder som kan forankre dette i organisasjonen og begynne forbedringsarbeidet. Dette teamet vil ha ansvaret for å sikre fremdrift og effektiv implementering av tiltak.

En utfordring med å analysere og legge frem mulige tiltak knyttet til en organisasjons prosesser er at man ofte mangler riktig kompetanse internt. Man kan for eksempel anvende en sertifisert konsulent, en ekspert innen prosessledelse- og optimalisering, til å gjennomføre både analyse og mulighetskartlegging. Formålet med prosesskartleggingen er å gi bedriften et fundamentalt grunnlag for å utbedre nå-værende prosesser, og gjennom analyse og tiltak sikre bedre kontroll, informasjonsflyt og driftseffektivitet. Dette gir et grunnlag for både omstilling, digitalisering av drift og forretning, samt generell forbedring av lønnsomhet i sitt virke.

Vi i Innow besitter bred erfaring og tung teoretisk kompetanse på prosesskartlegging og forbedringsarbeid. For tiden er vi i et samarbeid med Gridd.ai, et kristiansandsbasert teknologiselskap som leverer en utrolig effektiv og digital prosesskartleggingsløsning ved bruk av kunstig intelligens. Deres systemer kan kartlegge prosesser i større omfang, mer effektivt og kostandsbesparende en tradisjonelle metoder. Innow bistår som en ekspert bak den digitale løsningen og vil fungerer som en forankringsaktør og optimaliseringsagent

Ta gjerne kontakt for å høre mer om hvordan vi kan løse dine utfordringer og bistå med å tilrettelegge for økt lønnsomhet, samt sikre mer effektiv drift. Innow AS – Fremtidens konsulenter