Hvordan kan du bruke data for å gjøre bedriften mer effektiv?

Lesetid – 4 minutter. Skrevet av Rayan Sohaib Saeed.

En bil består av mange ulike komponenter med ulike formål og egenskaper. Karosseriet, drivverket, sikkerhetssystemer, motor, og mye mer. Alle disse komponentene jobber kontinuerlig sammen for at bilen kan kjøres fra punkt A til punkt B. Alle disse komponentene genererer også informasjon i en eller annen form (data).

Dashbordet i bilen viser den mest nødvendige dataen fra de ulike komponentene slik at en sjåfør for den riktige informasjon om bilens tilstand, til riktig tid, slik at sjåføren kan gjøre riktige beslutninger. Skulle det skje noe med bilen under kjøring, som er kritisk for fremgang eller sikkerhet, får sjåføren beskjed om dette. For eksempel en indikator som varsler om oljenivået er under ønsket nivå, eller at det er lite luft i dekkene. Sjåføren kan dermed ta en relativt kvalifisert beslutning på hva han/hun skal gjøre videre.

Dette er bare et av utallige områder hvor data kan bidra med verdifull innsikt og gi grunnlag for god beslutningstaking. Data kan gi svar på alle tenkelig spørsmål og kan løse det meste – hvis fanget, strukturert og anvendt på riktig måte. På lik linje med hvordan en sjåfør anvender informasjon (data) fra dashbordet til å gjøre riktige beslutninger, eksisterer det utallige datapunkter der bedrifter kan få innsikt i bedriftens tilstand, som videre danner beslutningsgrunnlag for en rekke problemstillinger.

Alle bedrifter generer data på en eller annen måte. Det kan være data som for eksempel generes fra ulik teknologi, applikasjoner, systemer og sensorer som bedriften benytter. Men interessant nok er det kun 20% av forretningsrelevant data som blir analysert og brukt. Videre er det kun 32% av lederne som er klare over at data kan skape verdi for bedriften deres og bare 24% vet hvordan de kan utnytte det.

I korte trekk kan data benyttes for å gi verdifull innsikt, bidra til rask og nøyaktig rapportering, god beslutningstaking, og ikke minst danne et fundament for kontinuerlig forbedring. Hvis anvendt riktig kan data bidra til å øke effektivitet, proaktivitet og mer forutsigbarhet på både et strategisk, taktisk og operasjonelt nivå. For eksempel gjennom å øke transparens og reduserer siloer mellom ulike avdelinger – som videre forbedrer kultur og sikrer bedre informasjonsflyt.

Riktig innhenting og bruk av data kan i stor grad øke konkurransekraften til en virksomhet.

Hvordan skal man starte med bruk av data?

Her er et eksempel på hvordan man kan begynne med bruk av data:

Først og fremst må hensikten og formålet defineres. Hvorfor skal vi samle akkurat denne dataen? Hvordan samsvarer bruk av dataen med selskapets strategi og mål? Hvordan ønsker vi å anvende den? Det bør være en konsensus blant ledelsen om å forplikte seg til dette, og at det vil kreve en investering i både tid og penger. Videre må selskapet definere en datastrategi, hvor mål (nøkkelindikatorer (KPIer / OKRs) spesifiseres. Bare da vet man hvilke data det er behov for.

Arbeidet videre handler mer om å kartlegge og analysere data bedriften har / ikke har. F.eks. hvilken applikasjon hentes data fra? Er dataen tilgjengelig i dag? Er dataen kvalitativ eller kvantitativ? Er dataen strukturert eller ustrukturert? Kan data hentes i sanntid eller er den historisk? Eier du dataen? Disse spørsmål er bare et fåtall av de spørsmålene enn burde stille seg før man setter i gang et prosjekt for å ta i bruk data.

Når bedriften har funnet ut hvilke data som skal fanges og brukes, samt hvordan de ønsker at den brukes, må man utforske hvilken teknologi som kan bistå til å både fange, strukturere og gjøre dataen brukbar. For eksempel finnes det utallige mange applikasjoner som kan brukes for både rapportering og visualisering av data. Microsoft Excel er ett av dem. Excel fungerer optimalt for håndtering av store datasett. Dog, hvis det er ønskelig med informasjon fra ulike kilder, bedre visualisering, sanntidsinformasjon, etc. er det behov for å benytte programmer som er tilrettelagt for formålet, slik som Power BI (Business Intelligence). Det finnes flere slike applikasjoner, men det viktigste er å finne ut hvilke systemer og applikasjoner som passer formålet og bruket.

Microsoft Power BI er et svært velkjent verktøy for visualisering av data. Har man erfaring med Excel, vil grensesnittet for å benytte Power BI være lav. Skulle man derimot ikke besitte denne erfaringen, eller finner det utfordrende, finnes det flere introduksjonsfilmer og opplæringsprogrammer ved bruk av slike verktøy. Microsoft Power BI har blant annet 60 dagers gratis prøveperiode for å teste systemet. Men som alle andre programmer og applikasjoner, har også Power BI sine fordeler og ulemper.


Ta gjerne kontakt med oss i Innow for å en uforpliktende prat om hvordan et slikt system vil bidra med å skape verdi for din bedrift. Vi bistår i valg, implementering og bruk av blant annet BI. Innow AS – Fremtidens konsulenter.

Hvordan kartlegge bedriftens prosesser?

Lesetid – 3 minutter. Skrevet av Bjørn Henrik Brandtenborg.

Hva er prosesskartlegging?

Toppidrettsutøvere, musikere og skuespillere, hva har de til felles? De analyserer seg selv og alt de gjør, slik at de kan utvikle seg, korrigere feilene sine og bli enda bedre. De kartlegger rett og slett hva de gjør og går grundig igjennom det, slik at de presterer bedre over tid. Dette må bedrifter også gjøre – i hele organisasjonen og i detalj. Dette er selve kjernen i prosesskartlegging; kartlegge bedriftens prosesser, studer dem og iverksett tiltak for å forbedre dem.

Prosesskartlegging er et verktøy som kan bidra i dette arbeidet gjennom å gi virksomheten en visuell oversikt over de aktuelle prosessene og de tilhørende digitale systemene, risikoene og kontrollelementene. En kartlagt prosess gir også et grunnlag for å vurdere om de enkelte prosessene oppfyller internkontrollmålsetningene, herunder målrettet og effektiv drift, overholdelse av lover og regler samt pålitelig rapportering. Prosessene tegnes ofte opp som flytskjemaer der ulike aktiviteter, elementer, systemer, splitter og porter kartlegges – knyttet til ulike ansatte eller avdelinger. Standard notasjon for dette er prosesskartleggingsspråket BPMN (Business Process Model and Notation).

I en prosesskartlegging dokumenteres virksomhetens verdiskaping ved å beskrive hvordan produkt- og tjenesteleveranser skjer, prosess for prosess.

Hvordan bruker man resultatet av den kartlagte prosessen?

Etter at man har kartlagt alle aktiviteter i prosessen(ene), er det viktig å få identifisert flaskehalser, tekniske siloer, usikkerheter, ineffektive kontroll-systemer og manuelle prosesser. Flyt-skjemaet kan da analyseres og man kan begynne å utarbeide en ønsket fremtidig situasjon. Her er det viktig at bedriften har etablert et internt prosessteam og en prosessleder som kan forankre dette i organisasjonen og begynne forbedringsarbeidet. Dette teamet vil ha ansvaret for å sikre fremdrift og effektiv implementering av tiltak.

En utfordring med å analysere og legge frem mulige tiltak knyttet til en organisasjons prosesser er at man ofte mangler riktig kompetanse internt. Man kan for eksempel anvende en sertifisert konsulent, en ekspert innen prosessledelse- og optimalisering, til å gjennomføre både analyse og mulighetskartlegging. Formålet med prosesskartleggingen er å gi bedriften et fundamentalt grunnlag for å utbedre nå-værende prosesser, og gjennom analyse og tiltak sikre bedre kontroll, informasjonsflyt og driftseffektivitet. Dette gir et grunnlag for både omstilling, digitalisering av drift og forretning, samt generell forbedring av lønnsomhet i sitt virke.

Vi i Innow besitter bred erfaring og tung teoretisk kompetanse på prosesskartlegging og forbedringsarbeid. For tiden er vi i et samarbeid med Gridd.ai, et kristiansandsbasert teknologiselskap som leverer en utrolig effektiv og digital prosesskartleggingsløsning ved bruk av kunstig intelligens. Deres systemer kan kartlegge prosesser i større omfang, mer effektivt og kostandsbesparende en tradisjonelle metoder. Innow bistår som en ekspert bak den digitale løsningen og vil fungerer som en forankringsaktør og optimaliseringsagent

Ta gjerne kontakt for å høre mer om hvordan vi kan løse dine utfordringer og bistå med å tilrettelegge for økt lønnsomhet, samt sikre mer effektiv drift. Innow AS – Fremtidens konsulenter